Secondo la normativa vigente, dal primo gennaio 2019, le fatture vanno redatte in modo informatico e trasmesse al destinatario tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Per redigere una fattura elettronica che sia conforme alle disposizioni di legge, occorre utilizzare un apposito software in grado di generare un documento XML, che sostituisce la fattura cartacea in tutto e per tutto.
In rete è possibile trovare diversi software per fattura elettronica gratis ed a pagamento, che si differenziano per le diverse caratteristiche proposte all’utilizzatore.
Tuttavia, il funzionamento standard è sempre lo stesso, occorre la registrazione dell’utente e successivamente seguire le istruzioni.
Sarà poi il programma, attraverso l’SdI dell’Agenzia delle Entrate, a recapitare direttamente al cliente la fattura elettronica. In questo modo si garantisce la conformità della fattura alla normativa vigente e la regolarità tecnica.
Le funzionalità dei software per la fattura elettronica
Il software consente di ottenere un notevole risparmio di tempo nella redazione della fattura, oltre che tenere traccia di tutte le fatture emesse oppure ricevute inerenti alla propria attività.
Inoltre, gestire la fattura in modo elettronico, abbatte i costi diretti correlati all’emissione della fattura in formato cartaceo, ovvero quelli legati alla stampa e alla consegna.
Di conseguenza, si riduce il rischio di perdere le fatture, logorarle oppure che qualcuno possa manometterle in qualche modo.
Chi gestisce la fattura in modo elettronico, inoltre, può ricercare e consultare tutte le fatture ed i dati di clienti e fornitori in poco tempo senza doversi districare tra molteplici carte presenti negli archivi.
Un software per la fattura elettronica gratis consente anche di evitare errori nella compilazione, poiché predispone un’interfaccia per la compilazione guidata e segnala omissioni o difformità durante la redazione, e comunque prima dell’invio al Sistema di Interscambio.
Il software di fatturazione elettronica consente anche di inviare in modo rapido e veloce la fattura al commercialista, riducendo i tempi necessari per l’invio delle copie cartacee.
La legge, riguardo la predisposizione di documentazione non cartacea al proprio commercialista, non dispone niente; tuttavia l’utilizzo della fattura elettronica anche in questo caso rende il tutto più facile e veloce.
La maggior parte dei programmi per la gestione delle fatture, infatti “comunicano” tra loro e consentono scambio di dati. In caso questa possibilità non sia presente in uno dei due software utilizzati dalle parti, basta esportare il file XML delle fatture dal software gestionale ed inviarle tramite PEC allo studio del commercialista.
Altri software, addirittura, sono in grado di comunicare con i sistemi di home banking al fine di tenere la contabilità, inoltrando non solo i documenti contabili ma provvedendo anche ad effettuare automaticamente i pagamenti già concordati.
Per quanto concerne le fatture passive, inoltre, i software di gestione della fattura elettronica sono in grado di segnalare ritardi eventuali nei pagamenti da parte dei clienti, ed in alcuni casi, anche inviare un sollecito.
Proprio per queste caratteristiche, bisogna considerare il passaggio alla fatturazione elettronica non come una mera imposizione ma come un’opportunità di sfruttare le diverse potenzialità offerte dalla tecnologia.
